home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / b04.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  10.1 KB  |  319 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN B-4
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Selecting and using stationery and related forms
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin provides guidance to help Federal
  13. agencies acquire, stock, and use stationery efficiently and
  14. cost-effectively.
  15.  
  16. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  17. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  18.  
  19. 3.  Contents.
  20.  
  21.     Topic                                              Paragraph
  22.  
  23. Related material..........................................4
  24. Information and assistance................................5
  25. Definitions...............................................6
  26. Acronyms..................................................7
  27. Purpose of stationery standards...........................8
  28. FIRMR requirement.........................................9
  29. Agency actions............................................10
  30. Procedures................................................11
  31.   Procuring and stocking stationery.......................11a
  32.   Designing letterhead stationery.........................11b
  33.   Preparing correspondence................................11c
  34.   Determining the number of copies........................11d
  35.   Envelopes and post cards................................11e
  36.   Stationery-related forms................................11f
  37. Table of Standard Specifications.....................Attachment A
  38.  
  39. 4.  Related material.
  40.  
  41.     a.  FIRMR 201-9.1
  42.     b.  44 U.S.C. 2901-09, 3101-06
  43.     c.  U.S. Government Correspondence Manual
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1                                               Attachment
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin B-4
  56.  
  57.  
  58. 5.  Information and assistance.
  59.  
  60.     General Services Administration
  61.     Records Management Branch (KMPH)
  62.     18th and F Streets, NW
  63.     Washington, DC  20405
  64.  
  65.     Telephone:  FTS 241-0299 or (202) 501-0299.
  66.  
  67. 6.  Definition.  "Stationery"  means blank or printed paper
  68. products used in correspondence.  Stationery includes but is not
  69. limited to: letterhead, carbon paper, envelopes, post cards, etc.
  70.  
  71. 7.  Acronyms.
  72.  
  73. OMB      Office of Management and Budget
  74. USPS     United States Postal Service
  75.  
  76. 8.  Purpose of stationery standards.  The Budget and Accounting Act
  77. of 1921 established authority for OMB and GSA to issue regulations
  78. and guidelines for stationery.  Agency implementation of standard
  79. practices for the purchase, stocking, and use of stationery
  80. supplies and equipment is essential for economy and efficiency.
  81.  
  82. 9.  FIRMR requirement.  FIRMR 201-9.103(f) requires each agency to
  83. standardize stationery in terms of size, letterhead design, color
  84. (of originals, record copies, and envelopes), markings that are
  85. permitted on envelopes and post cards, and number of stationery
  86. styles permitted.  Agencies must consider the voluntary stationery
  87. standards contained in the Table of Standard Specifications
  88. attached to this bulletin.
  89.  
  90. 10.  Agency actions.  To achieve the objectives of 44 U.S.C.
  91. 2901-09 and 3101-06, for economy and efficiency in the selection
  92. and use of supplies, agencies should:
  93.  
  94.      a.  Procure and stock stationery economically and efficiently.
  95.  
  96.      b.  Design letterhead stationery that is economical to print
  97. and use.
  98.  
  99.      c.  Prepare and handle formal letterhead and memorandum
  100. stationery with the most economical application of labor,
  101. equipment, and materials and ensure that memoranda are the
  102. principal letterhead used in written, intra- and interagency
  103. correspondence.
  104.  
  105.  
  106.                               2
  107.                                               FIRMR Bulletin B-4
  108.  
  109.  
  110.      d.  Ensure that copies are created only when needed.
  111.  
  112.      e.  Ensure that envelopes and post cards, except for
  113. self-mailers, bear no extraneous printing, and are mailed using the
  114. most economical service consistent with delivery needs.
  115.  
  116.      f.  Ensure that printed items on envelopes and post cards are
  117. located according to USPS regulations and guides for mailability.
  118.  
  119.      g.  Use appropriate stationery-related forms.
  120.  
  121. 11.  Procedures.
  122.  
  123.      a.  Procuring and stocking stationery.  Agencies should:
  124.  
  125.          (1)  Procure stationery through normal supply channels,
  126. such as the U.S. Government Printing Office and the Federal Supply
  127. Service of GSA.
  128.  
  129.          (2)  Keep adequate, but not excessive, amounts of
  130. stationery consistent with need.  The usual stock level is 1-year's
  131. supply.
  132.  
  133.          (3)  Distribute stationery to avoid unneeded
  134. transportation and storage costs, stock loss due to deterioration,
  135. and obsolescence due to geographical, organizational, name, and
  136. design changes.
  137.  
  138.          (4)  Limit stationery styles and sizes to only those
  139. needed to ensure operations.
  140.  
  141.          (5)  Ensure that all reasonable, orderly, and economical
  142. means are used to deplete obsolete stationery.
  143.  
  144.          (6)  Avoid procuring printed stationery having any:  (i)
  145. embossing, (ii) telephone numbers, (iii) advertising by or for any
  146. private person or group, (iv) illustrations, except the official
  147. agency logo, or (v) personal names, except those memorialized on
  148. buildings or institutions.
  149.  
  150.      b.  Designing letterhead stationery.  Agencies should:
  151.  
  152.          (1)  Select proper materials according to the
  153. Specifications Table attached to this bulletin.
  154.  
  155.          (2)  Place the letterhead across the 8.5-inch top edge to
  156. support the economical use of labor and materials and the proper
  157. use of window envelopes.
  158.  
  159.                               3
  160. FIRMR Bulletin B-4
  161.  
  162.  
  163.          (3)  Use readily available type fonts for which there is
  164. no additional charge.
  165.  
  166.          (4)  Limit the letterhead content to the agency identifier
  167. (name, logo and/or seal) and only mailing information required by
  168. the U.S. Postal Service (USPS).
  169.  
  170.          (5)  Have no printing below the letterhead, or on
  171. subsequent pages, except for guide marks and what is required for
  172. preprinted form letters.  To avoid possible mishandling and delay,
  173. agency elements with a unique five-digit ZIP Code should not print
  174. letterhead addresses containing street address or similar
  175. information.  Sample letterhead and other information can be found
  176. in the U.S. Government Correspondence Manual or on Optional Form
  177. 10, U.S. Government Memorandum.
  178.  
  179.      c.  Preparing correspondence.  For non-automated
  180. correspondence preparation, agencies should use only yellow stock
  181. for official file copies filed in paper form.  Yellow is the
  182. traditional Federal "flag" for records.  Record copies in other
  183. colors may cause loss of official agency records and more costly
  184. disposition.  White stock should be used for all other purposes,
  185. unless color will aid in processing, identification, or
  186. disposition.
  187.  
  188.      d.  Determining the number of copies.  Agencies should use
  189. manifold (tissue) sets for non-automated production of
  190. correspondence.  A substitute for tissue sheets should only be used
  191. when equal or better copy quality is maintained and labor and
  192. material costs to produce the substitution are no greater than
  193. those for tissue preparation.
  194.  
  195.      e.  Envelopes and post cards.  Agencies should:
  196.  
  197.          (1)  Use non-kraft "flat" envelopes only when the material
  198. plus postage cost of these envelopes is less than the material plus
  199. postage cost of kraft envelopes.
  200.  
  201.          (2)  Ensure that envelopes and post cards processed by
  202. USPS meet mailing requirements for the most economical mail
  203. service.
  204.  
  205.          (3)  Use lettersize window envelopes except for mailing of
  206. material that:  (i) involves national security, (ii) is
  207. confidential, (iii) is uneconomical to mail in window envelopes, or
  208. (iv) is sent to high level officials in Government or the private
  209. sector.
  210.  
  211.  
  212.                               4
  213.                                               FIRMR Bulletin B-4
  214.  
  215.  
  216.          (4)  Ensure that, except for USPS-required items, no
  217. printed, stamped, or affixed marking will be on envelopes or on the
  218. front of post cards unless it will either:  (i) reduce agency
  219. costs, (ii) expedite mail delivery or handling, (iii) aid in the
  220. delivery of services to the public, or (iv) promote a program or
  221. activity having major national impact.  For optimum agency
  222. awareness and control, only the head of the agency should approve
  223. such marking.
  224.  
  225.      f.  Stationery-related forms.
  226.  
  227.          (1)  Standard Forms.  The following standard forms are
  228. mandatory for use by Federal agencies:
  229.               (i)  Standard Form 63, Memorandum of Call.
  230.               (ii)  Standard Form 65, U.S. Government Messenger
  231. Envelope.  However, agencies shall not use Standard Form 65 to
  232. transmit unenveloped sensitive material or material covered by the
  233. Privacy Act, or use it for mailing through the U.S. Postal System.
  234.  
  235.          (2)  Optional Forms:
  236.               (i)  Optional Form 10, U.S. Government Memorandum,
  237. should be used by agencies whose needs can be met by a single
  238. format and whose identification and data requirements, if any, do
  239. not justify agency designed letterhead.  Agency name and address
  240. may be overprinted at the top.
  241.               (ii)  Optional Form 27, United States Government
  242. 2-Way Memo.
  243.               (iii)  Optional Form 41, Routing and Transmittal
  244. Slip, should be used to transmit brief informal messages or
  245. documents, but should not be used as a record of approvals,
  246. concurrences, disposals, clearances, or similar actions.
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253. Thomas J. Buckholtz
  254. Commissioner
  255. Information Resources
  256. Management Service
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                               5
  265.  
  266.                                                             FIRMR Bulletin B-4
  267.                           TABLE OF STANDARD SPECIFICATIONS        Attachment A
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.                                        1 
  319.